ALOOM MICE Marktplatz – Feature der Woche #1

Der ALOOM Messenger.

Wer kennt das nicht? Man hat eine Tagung zu organisieren und bedient sich eines MICE Marktplatzes bzw. einer sogenannten MICE Plattform. Dort fragt man die gewünschten Tagungshotels und/oder Locations an. Während man nun auf die Angebote wartet ändert sich der Anfragebedarf, oder es gibt Nachfragen. Also: schnell mal eine eMail hinterher geschickt.

Irgendwann liegen dann die Angebote vor. Doch auch diese sind nicht immer ohne weiteren Kommunikationsbedarf zu buchen. Ist der Raum wirklich frei von Säulen? Wie sieht´s eigentlich aus mit Tageslicht? Könnten Sie mir das bitte noch kurz schriftlich bestätigen? Als Mail würde reichen. Ich drucke es dann aus und hefte es an den Vertrag. Vielen Dank.

Bei wirklich guten Plattformen erledigt sich ein Großteil dieser Kommunikation bereits bei der Anlage der Anfrage, weil dort viele Informationen einfach mitgeführt und vorgehalten werden.

Aber auch bei den besten Plattformen kommt es vor, daß Informationen nachgereicht und vor Allem dokumentiert werden müssen. Beispielsweise wächst ein benötigtes Abrufkontingent nach Buchung doch noch um ein paar weitere Zimmer. Also doch wieder Mail schreiben – ausdrucken und hinter den Vertrag heften.

Noch interessanter wird es, wenn eine Buchungsagentur im Spiel ist. Also: Kunde bucht nicht direkt, sondern über eine Agentur. Dann gibt es noch mehr Kommunikationsbedarf: Bucher mit Agentur, Agentur mit Dienstleister, Kunde mit Dienstleister, Agentur mit Dienstleister und Kunde. Und so weiter.

Kommunikation mit Medienbruch

Eine Mail mag hier für einige Fälle funktionieren, ist jedoch selten ratsam. Denn sind wir mal ehrlich: eigentlich sollte doch alles im Buchungsvertrag stehen, oder? Wofür gibt es das Ding schliesslich?

Da wir aber heute nicht immer wissen, was morgen sein wird – schreiben wir eben eine eMail. Fertig! Und so werden aus eigentlich schlanken Buchungsverträgen immer größere Papiermonster. Monster mit zig eMailAnhängen und entsprechenden Seiten Papier. Schliesslich will alles dokumentiert werden. Es muß ja klar sein wer was-wann-wem zugesagt und bestätigt hat. Steigen Sie da noch durch?

Warum so kompliziert?

Der ALOOM MICE Marktplatz bietet seinen Nutzern hier eine einzigartige Lösung – den ALOOM Messenger. Der Messenger ist eine Kommunikationsplattform im MICE Marktplatz, die alle Beteiligten kommunikativ miteinander verbindet und somit die Basis für eine revisionssichere, aber vor Allem auch nutzerfreundliche Kommunikation bietet.

Inspiriert von klassischen Ticketsystemen ist der ALOOM Messenger für alle Nutzer ein intelligentes Tool, welches eine vorgangsbezogene Kommunikation zwischen den Beteiligten ermöglicht. Im Rahmen eines geschlossenen Chats können alle Prozessbeteiligten dabei miteinander kommunizieren. In der Regel sind dies Kunde und Dienstleister. Aber auch eine Agentur kann an der Kommunikation teilnehmen. Oder auch mehrere Personen – eben alle Prozessbeteiligten.

Dabei kann jeweils gewählt werden wer wen ansprechen möchte. Somit ist gewährleistet, daß eine Informationen auch nur die Empfänger erreicht, für die sie bestimmt ist. Durch die Speicherung der Kommunikation am Vorgang ist die lückenlose Dokumentation gewährleistet. Auch ein Export ist möglich.

Wird im Rahmen der Kommunikation Vertragsrelevantes ausgetauscht, so kann durch Aktivierung des Status VERTRAGSRELEVANT der jeweilige Inhalt der Kommunikation als Vertragsanhang in Form einer PDF Datei gesichert und allen Vertragsparteien zugespielt werden. Dadurch müssen bereits geschlossene Verträge nicht mehr geändert werden. Ihnen wird der Vertragszusatz einfach angehängt. Selbstverständlich werden darüber alle Beteiligten nachvollziehbar informiert.

ALOOM – so bucht man Veranstaltungen heute.

Weitere Informationen finden Sie auf http://www.aloom.de

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