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MICE Plattform

"Transparent. Einfach. Leistungsstark."

Über unsere Kommunikationsplattform wickeln Sie Ihre gesamte Anfrage- und Buchungskommunikation in Ihrer Veranstaltungsplanung ab – ebenso wie die nachgelagerten Prozesse der Reporting-Statistik, Abrechnung und Bezahlung. Durch die Abwicklung sämtlicher Prozesse auf nur einem System erzeugen wir eine sehr leistungsfähige und hochwertige Infrastruktur sowohl für Veranstaltungsplaner als auch für das Veranstaltungsmanagement. Im Konzernbereich ist ALOOM als Corporate Meeting Plattform (CMP) nutzbar.

Die Plattform stellt Veranstaltungsplanern sämtliche veranstaltungsrelevanten Informationen übersichtlich zur Verfügung. Von angefragten Dienstleistern über vorliegende Angebote, Nachverhandlungserfolge und Buchungsstatus bis hin zu Erinnerung an auslaufende Optionen oder Stornierungsfristen unterstützt ALOOM Sie bei der Planung und Abwicklung von Veranstaltungen. Sie haben den Status Ihrer Veranstaltungsplanung immer im Blick.

Dabei lässt das System keine Fragen unbeantwortet und gibt per Knopfdruck Auskunft über alle Details. Das verstehen wir unter Transparenz.

Teilnehmermanagement

"Übersichtliche und professionelle Teilnehmerverwaltung zum Festpreis.
Modular aufgebaut. Leistungsstark. Einfach in der Anwendung."

Festpreis x Teilnehmer = Gesamtpreis

Mit einem Festpreis pro Teilnehmer ist die Kalkulation einfach und schnell. Service und Hosting inklusive.

Einfach und schnell eingerichtet

Einfach. Dank des modularen Aufbaus stellen Sie nahezu jeden denkbaren Anmeldeprozess in kurzer Zeit selbst zusammen und wickeln Ihre Veranstaltung mit Sicherheit professionell ab.

Dabei ist das System individuell skalierbar. Ob kleine Veranstaltungen mit 10 Personen oder internationale Kongresse mit über 10.000 Teilnehmern – Das System wächst mit Ihren Wünschen.
Die Verwaltung kleiner wie großer Zimmerkontingente ist mit der integrierten Zimmerverwaltungsfunktion kinderleicht. Verwalten Sie ein kleines Abrufkontingent oder hunderte Zimmer auf mehrere Hotels aufgeteilt. Sie behalten stets die Übersicht.

Sofort. Mit ein paar Klicks sind die Systeme in wenigen Minuten für die Teilnehmerverwaltung einsatzbereit. Dabei liefern unsere Systeme umfangreichste Funktionen. So können Sie beispielsweise alle Webseiten Ihrem Corporate Design anpassen.

"Unsere Systeme sind aufgrund ihrer Nutzerfreundlichkeit schnell eingerichtet und sofort einsatzbereit. Probieren Sie es bei Ihrer nächsten Veranstaltung einfach einmal aus."

Leistungsstark und maximal flexibel

Leistungsstark. Mit welchem Flieger kommt ein Teilnehmer? An welchen Kursen wird im Rahmen eines Kongresses teilgenommen? Wird ein Zimmer benötigt? In welchem Hotel? Auch die Zimmerkontingentierung im Rahmen einer Veranstaltung oder für Messezimmer ist möglich.

Von der Registrierung und Anmeldung zu Ihren Veranstaltungen, der Beantwortung eines individuellen Fragenkataloges, dem Buchen von Hotelzimmern, der Verwaltung der Teilnehmer vor Ort bis hin zur statistischen Auswertung stehen Ihnen eine Vielzahl an Funktionen für Ihre Teilnehmerverwaltung zur Verfügung.

Sie möchten die Teilnahmegebühren in Rechnung stellen? Verschicken Sie die Rechnungen direkt aus dem System. Sie können sogar das Rechnungslayout anpassen. Auch die Abrechnung von Kursgebühren über Kreditkarten ist möglich. Sie möchten im Anschluss an die Veranstaltung zudem noch eine Umfrage unter den Teilnehmern durchführen? – Auch das ist möglich!

Mit dem integrierten Dokumentenmanagementsystem stellen Sie Ihren Teilnehmern Veranstaltungsprogramme, Anfahrtsskizzen oder andere wichtige Informationen und Dokumente bereit.

Maximale Flexibilität. Sie stellen beliebige Workflows schnell, intuitiv und vor Allem ohne jegliche Programmierkenntnisse zusammen. So erzeugen Sie In kurzer Zeit einen professionellen Anmeldeprozess für Ihre Teilnehmer.

Legen Sie verschiedene Teilnehmergruppen mit unterschiedlichen Anmeldeprozessen innerhalb der gleichen Veranstaltung an. Bilden Sie innerhalb des Systems eine Arbeitsgruppe, wenn Sie mit mehreren Kollegen an einem Event arbeiten. Einmal angelegte Events können als Vorlage zur späteren Wiederverwendung gespeichert werden.

Ohne Medienbruch

Sämtliche Daten lassen sich über Im- und Exportfunktionen auch außerhalb der Systeme nutzen und weiterverarbeiten.

Passen Sie das System auch optisch an das jeweilige Veranstaltungsformat an, indem Sie eine entsprechende Grafik einfügen, Ihre Unternehmensfarben und Ihr Logo integrieren.

Vor Ort

Nutzen Sie unsere Systeme zur Akkreditierung der Teilnehmer vor Ort mit unserer kostenlosen APP „Attendeemanager“, mittels Barcodes oder durch kontaktlose RFID Technologie, bei der die Teilnehmerbadges per Funk mit dem System kommunizieren. Wir unterstützen Sie mit unseren Mitarbeitern und professioneller Registrierungstechnologie auch gerne direkt vor Ort.

Reporting- und Statistik Tool

"Transparenz durch beeindruckend genaue statistische Auswertungen."

Durch die Übernahme sämtlicher Rechnungsdaten aller Dienstleister Ihrer Veranstaltungen erhalten Sie ein umfassendes Bild Ihrer Veranstaltungsausgaben das seinesgleichen sucht – und das bis auf den Cent genau. Selbst am Markt befindliche Lösungen etablierter Kreditkartenunternehmen kommen nicht an die Qualität unseres Zahlenmaterials heran. Sämtlich Daten werden manuell von den korrespondierenden Dienstleisterrechnungen übernommen, so dass das Datenmaterial den Realausgaben entspricht. Unsere Art von Nachvollziehbarkeit.

Mehr Detail geht nicht. Jederzeit. Auf Knopfdruck.

Auf Basis dieser Daten können Sie die verschiedensten Reportings erzeugen, welche Ihre Ausgaben durchleuchten und mögliche Sparpotenzials bzw. Synergien offenlegen. Auf Konzernebene sind zudem gruppenspezifische Reportings möglich. Auf Grundlage dieser Daten lassen sich exakte Prognosen treffen bzw. Ihr Einkauf und Ratenverhandlungen optimieren. Auf Wunsch bieten wir mit aloom.de MICEconsult den Benchmark sowie die Bewertung und Optimierung Ihrer Raten an. Per Export nutzen Sie sämtliche Daten selbstverständlich auch außerhalb des Systems.

Alle Raten werden mit den korrespondierenden Steuersätzen eingepflegt und bis auf Einzelleistungen heruntergebrochen. So unterscheiden wir Daten beispielsweise nicht nur nach großen Kostengruppen wie F&B oder Logiskosten sondern pflegen die einzelnen Leistungsbestandteile bis hin zu Kosten für Getränke an der Hotelbar bis auf zwei Nachkommastellen genau ein. Mehr Detail geht nicht.

Abrechnungs- und Bezahllösungen

"Das verstehen wir unter Abrechnungslösung.
Eine Karte. Eine Rechnung. Einfach."

Basierend auf unserem Reporting- und Statistiktool erhalten Sie von uns übersichtliche Sammelrechnungen Ihrer Veranstaltungsausgaben, auf Wunsch nach Kostenstellen oder anderen Referenzdaten sortiert. Eine hotelseitige Akzeptanz ist in jedem Fall gegeben, da die ALOOM MICEcard keine zusätzlichen Prozesskosten erzeugt.

Mit der Reduktion Ihrer Kreditoren verschlanken Sie unmittelbar Ihre Buchhaltungsprozesse. Parallel erhalten Sie sämtliche original Hotelrechnungen als PDF Scans zur revisionssicheren Ablage. In Verbindung mit unserem Reporting- und Statistiktool erzeugen Sie einen ganzheitlich konsolidierten Abrechnungs- und Bezahlprozess. Transparenter und messbarer Erfolg.

Hotel- und Locationdirectory

"Hotels, Locations und Dienstleister finden statt lange blättern.
Transparent. Schnell. Weltweit. Immer druckfrisch. Immer aktuell."

Mehrere zehntausende Hotels

Mehrere zehntausend Hotels und Locations sind über ALOOM such- und buchbar. Das macht uns zu einem der größten europäischen Hotel- und Locationverzeichnisse. Allein in Deutschland verfügt ALOOM über mehr als 15.000 Einträge aus denen Sie den richtigen Veranstaltungsort wählen können.

Schneller finden

Um diesen umfangreichen Datenbestand für Sie nutzbar zu machen, haben wir eine extrem schnelle und einfache Suche entwickelt, mit der Sie innerhalb weniger Sekunden die richtigen Informationen erhalten. Mit intelligenten Suchkriterien können Sie die Suchergebnisse weiter spezifizieren um speziellen Anforderungen an die Destinationen gerecht zu werden.

Übersichtlich

In Zusammenarbeit mit unseren Kunden entwickelte Detailseiten der Dienstleister geben übersichtlich Auskunft über die wichtigen Daten und unterstützen Sie so bei Ihren Entscheidungen. Auch unsere HelpDesk Mitarbeiter verfügen über ein profundes Hotel- und Locationwissen und stehen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.

Aktualität

Modernste Schnittstellen verbinden ALOOM mit Hotelketten und garantieren so die Aktualität des Datenbestandes. Hotels- und Locations verfügen zudem über direkte Zugänge und pflegen Ihre Einträge direkt im System von ALOOM. Durch regelmäßigen Kontakt gewährleisten wir auch hier die Aktualität des Datenbestandes.

Zertifizierung des VDR

ALOOM unterstützt die Zertifizierung des VDR e.V. (Verband Deutsches Reisemanagement e.V.) und weist entsprechend zertifizierte Häuser aus.

Corporate Meeting Plattform (CMP)

"Verlassen Sie sich auf eine der stärksten Corporate Meeting Plattformen."

Viele unserer Kunden nutzen ALOOM als Corporate Meeting Plattform. Sie bündeln Ihr Seminar- und Tagungsvolumen und erhalten Zugriff auf wichtige, statistische sowie budgetrelevante Daten.

Dabei ist die optische Darstellung der Plattform im Look and Feel Ihres Unternehmens eine Selbstverständlichkeit. Die Einrichtung diverser Rechte- und Nutzerstrukturen sowie möglicherweise einzuhaltender Genehmigungsprozesse ist dabei genauso möglich wie die Einstellung vorgegebener Veranstaltungsprofile mit Budgetvorgaben.

Verhandelte Nettoraten sind einstellbar und über ALOOM buchbar. Bei Buchung von Nettoraten berechnen wir entsprechende Prozessgebühren. Bestehende Partnerhotels lassen sich mit Ihrem Firmenlogo und bei Bedarf priorisiert darstellen.

Die Abrechnung und Bezahlung über die ALOOM MICEcard oder externe Kredikartenanbieter ist selbstverständlich möglich. Die Ausführung der kompletten Funktionalitäten der Corporate Meeting Plattform erklären wir Ihnen gerne persönlich vor Ort. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit unserem Vertrieb.