Antworten auf die häufigsten Fragen rund um das Aloom Teilnehmermanagement-System (TMS).
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Die Kommunikation personenbezogener Daten wird durch eine SSL-Verschlüsselung geschützt. Unsere IT-Infrastruktur und Server-Technologie liegen in Deutschland.
Aus Datenschutz- und Sicherheitsgesichtspunkten unterliegt unser System einer automatisierten Löschroutine:
Veranstaltungen werden nach jeweiligem Veranstaltungsende gesperrt und vorhandene Teilnehmerdaten werden nach 4 Monaten gelöscht.
Zu den Teilnehmerdaten gehören:
Binärdaten (Bilder/Gallerie, Logo´s, PDF’s, hochgeladene Dokumente, Videos) folgen jeweils zwei Jahre nach Veranstaltungsende.
Vorlagen sind hiervon ausgenommen.
Weitere Informationen zum Schutz Ihrer Daten für die Nutzung des Teilnehmermanagement-Systems finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Eine Veranstaltung, in der noch keine Teilnehmerdaten vorhanden sind, kann direkt gelöscht werden. Klicken Sie hierfür auf den Button „Löschen“.
Die Löschung einer Veranstaltung, in der bereits Teilnehmer registriert sind, ist über eine Löschanfrage möglich. Nach Prüfung eventuell abzurechnender Teilnehmer wird die Veranstaltung dann gelöscht.
Aus Datenschutz- und Sicherheitsgesichtspunkten unterliegt unser System einer automatisierten Löschroutine:
Veranstaltungen werden 14 Tage nach dem jeweiligem Veranstaltungsende gesperrt und vorhandene Teilnehmerdaten werden nach 4 Monaten gelöscht. Sie erhalten dazu in zeitlichen Abständen Ankündigungsmails zur Löschung der Daten. Sollten Sie die Daten darüber hinaus zur Bearbeitung benötigen, können Sie diese aus dem System herunterladen und dann auf eigenen Systemen speichern.
Zu den Teilnehmerdaten gehören:
• Teilnehmer (Menüpunkt Teilnehmer)
• Rechnungen (Menüpunkt Rechnungen)
• Uploads von Teilnehmern (Dateiupload-Formularelemente)
Binärdaten (Bilder/Gallerie, Logo´s, PDF’s, hochgeladene Dokumente, Videos) folgen jeweils zwei Jahre nach Veranstaltungsende. Vorlagen sind hiervon ausgenommen.
Wenn Sie es wünschen, löschen wir Ihre Daten auch vor dem automatisierten Zyklus aus dem System. Klicken Sie hierfür auf den Button „Löschung anfordern“.
Da Sie der Initiator der Daten sind, stehen Sie auch in der Verantwortung. Für eine einfachere Verwaltung Ihrer Veranstaltungsdaten, stellt Ihnen Aloom das Teilnehmermanagement-System zur Verfügung. Wir nutzen unseren Zugang nur, um Ihnen bei Fragen Hilfestellung bieten zu können.
Ja. Da ALOOM als Administrator und Systembereitsteller agiert, müssen wir auch aus Support Gesichtspunkten in der Lage sein auf Ihre Daten zuzugreifen. Eine weitere Verarbeitung Ihrer Daten durch ALOOM erfolgt nicht.
Für weitere Informationen zum Schutz Ihrer Daten schauen Sie bitte in unsere Datenschutzerklärung für die Nutzung des Teilnehmermanagement-Systems.
Aloom benötigt Ihre Kontaktdaten und Ihre Rechnungsadresse bei Ihrer Aloom-Profilerstellung für eine korrekte Rechnungsstellung und um die Zahlungsabwicklung zu gewährleisten.
Direkt in einer Veranstaltung haben Sie zudem die Möglichkeit unter dem Reiter „Einstellungen“, eine abweichende Rechnungsanschrift einzublenden.
Ja. Öffnen Sie in der Veranstaltung den Reiter „Einstellungen“ und wählen Sie am Ende der Seite „Mehr Einstellungen“ aus. Nun können Sie die URL zu Ihrer Datenschutzerklärung hinterlegen. Außerdem können Sie zusätzlich die URL zu Ihrem Impressum hinterlegen.
Markieren Sie die Tabelle. Klicken Sie oberhalb des Textes aus das Symbol „Tabelle“. Gehen Sie nun auf „Tabelleneigenschaften“. Tragen Sie im Feld „Rahmenbreite“ die Ziffer Null ein und speichern Sie Ihre Eingabe.
Gehen Sie dazu auf den Reiter „E-Mails“ und klicken Sie auf den „Stift“ um die entsprechende E-Mail zu bearbeiten oder legen Sie eine neue E-Mail an. Direkt oberhalb des Textfeldes befindet sich die Bearbeitungsleiste. Klicken Sie auf das „Stempel“-Symbol. Hier können Sie unter verschiedenen E-Mail-Variablen wählen. Die E-Mail-Variablen ergeben sich durch die angelegten Felder in Ihren Formularen.
Darüber hinaus finden Sie diese Funktion auch im Formularelement „Informationstext“ auf dem Reiter „Seiten und Formulare“ wieder.
Bei der Variable „Zusammenfassung“ werden Ihrem Teilnehmer in einer E-Mail alle „Anmeldedaten“ noch einmal in einer Zusammenfassung angezeigt. Falls Sie eine Spalte nicht in einer Zusammenfassung haben möchten, dann können Sie diese unter dem Reiter „Seiten und Formulare“ abwählen. Öffnen Sie dazu die entsprechende Spalte und klicken Sie auf den Button „Weitere Einstellungen“. Nun finden Sie unterhalb der Einstellungen die Option „in Zusammenfassung anzeigen“ welche Sie an- oder abwählen können.
Ja. Das Anlegen von E-Mail-Variablen geschieht automatisch in dem Sie in „Seiten und Formulare“ eigene Formulare anlegen. Wie zum Beispiel: „Nachname (%Nachname%)“, „Vorname (%Vorname%)“ oder „Anrede (%Anrede%) Bei Variablen handelt es sich um Platzhalter, welche dazu dienen, die persönlichen Daten des Teilnehmers wiederzugeben
Ja. Gehen Sie auf den Reiter „E-Mails“ und klicken Sie auf den „Stift“ um die entsprechende E-Mail zu bearbeiten, oder legen Sie eine neue E-Mail an. Direkt oberhalb des Textfeldes befindet sich die Bearbeitungsleiste. Klicken Sie auf das „Stempel“-Symbol. Hier können Sie unter verschiedenen E-Mail-Variablen wählen. Die E-Mail-Variablen ergeben sich durch die angelegten Felder in Ihren Formularen.
Bitte filtern Sie im Reiter „Rechnung“ die gewünschte Rechnung heraus und klicken Sie auf die betreffende Zeile. Dann setzen Sie das Häkchen bei „Rechnung an Teilnehmer senden“ und klicken auf „Rechnung speichern“. Der Teilnehmer erhält nun die Rechnung erneut per E-Mail. Alternativ können Sie sich auch über die „Teilnehmer bearbeiten“-Ansicht, alle Rechnungen eines Teilnehmer anzeigen lassen und klicken dort an der betreffenden Rechnung auf „bearbeiten“.
Sollte dies der Fall sein, dann konnte die Termindatei nicht erstellt werden. Im Reiter „Einstellungen“ müssen „Veranstaltungsname“, „Veranstaltungsbeginn“, „Veranstaltungsende“ und die dazugehörigen Uhrzeiten ausgefüllt werden. Dann wird der Termin als Kalendereintrag angehängt.
Ja. Alle Bedingungen legen Sie selbst fest. Damit haben Sie die Möglichkeit, Ihre Teilnehmer zu filtern, oder setzen Sie Bedingungen, wenn nur ein Teil Ihrer Gäste eine bestimmte E-Mail erhalten soll.
Bedingungen bei automatisierten E-Mails setzen (z.B. Bestätigungs-E-Mail oder Erinnerungs-E-Mail):
Gehen Sie auf den Reiter „E-Mails“ und öffnen Sie die entsprechende E-Mail. Wählen Sie im Bereich „Bedingungen“ nun die von Ihnen gewünschte Bedingung aus und speichern Sie die E-Mail.
Wenn Sie diesen Typ E-Mail auswählen, erfolgt der Versand automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt. Direkt vor Versand werden die von Ihnen erstellten Bedingungen auf Ihre Erfüllung überprüft. Wenn Ihre Bedingungen erfüllt sind, versendet das System die E-Mail an dem von Ihnen erstellten Erinnerungszeitpunkt, den Sie in der Erinnerungs-E-Mail festlegen.
Ja. Im Reiter „E-Mails“ gehen Sie links auf „Neue E-Mail“. Drei E-Mail-Typen werden Ihnen nun zur Auswahl angezeigt:
Bestätigungs-E-Mail:
Automatischer Versand an den an,- bzw. abgemeldeten Teilnehmer. Der Versand von verschiedenen Bestätigungs-E-Mails ist ebenfalls möglich. Die Steuerung des Versands erfolgt durch Eingabe unterschiedlicher Bedingungen.
Vorlage für Massen-Mailing:
Eignet sich für Einladungen oder Reminder. Massen-Mailings müssen manuell versandt werden. Eignen sich für Mitteilungen an die Teilnehmer. Z.B. Hinweis über einen Wechsel des Veranstaltungsortes. Im Reiter „Teilnehmer“ filtern Sie nur die Teilnehmer aus der gesamten Übersicht, die von der Änderungsmitteilung betroffen sind. Im Reiter „E-Mail an Teilnehmer“ können Sie die entsprechende E-Mail-Vorlage auswählen.
Reminder E-Mails oder Erinnerungs-E-Mail: Hier setzen Sie die Bedingungen und den Erinnerungszeitpunkt fest. Zum Zeitpunkt des Versands prüft das System, ob Ihre Bedingungen erfüllt sind. Wenn ja, wird die Erinnerungs-E-Mail automatisch versendet. Eine genaue Anleitung finden Sie hier.
Gehen Sie in den Reiter „Teilnehmer“. Unter der Spalte „E-Mail Zustellbarkeit“ ändern Sie den Status von „nicht zustellbar“ auf „zustellbar“. Danach können Sie den E-Mail-Versand für den Teilnehmer noch einmal starten. Betrifft die Unzustellbarkeit mehrere Teilnehmer, selektieren Sie diese Spalte nach „nicht zustellbar“, ändern auf „zustellbar“ und senden Ihre E-Mail erneut an die selektierte Gruppe.
Sollte dies nicht funktionieren, liegt es voraussichtlich an einem dieser Gründe:
Sie haben die Möglichkeit die E-Mail-Adresse aller Teilnehmer, wie auch eine bestimmte E- Mail-Adresse als Empfänger anzugeben.
Um die Empfänger-Option „Teilnehmer: E-Mail“ zu erhalten, ist es notwendig, dass Sie auf Ihrer Anmeldemaske das Formularelement zur Angabe der E-Mail-Adresse als „E-Mail Eingabefeld“ anlegen. Erst dann erkennt das System das Eingabefeld als möglichen Empfänger für Ihre E-Mails.
Tipp: Für den Fall, dass Sie E-Mails in cc erhalten möchten, wählen Sie die Option „+ Empfänger hinzufügen“ und wählen Sie einen eigenen Empfänger aus. Diese Option finden Sie ebenfalls unter dem Reiter „E-Mails“ sobald Sie die entsprechende E-Mail geöffnet haben.
Filtern Sie zunächst in Ihrer Teilnehmerliste die Teilnehmer heraus, welche eine Reminder-E-Mail erhalten sollten. Wählen Sie einen beliebigen Teilnehmerdatensatz als Stichprobe aus. In den „Informationen zum Teilnehmer“ öffnen Sie im „Logbuch“ „Emails anzeigen“. Hier können Sie nachvollziehen, welche E-Mails der Teilnehmer bisher erhalten hat, inklusive Versanddatum und -uhrzeit oder ggfs. einer Fehlermeldung. Ist die Reminder-E-Mail nicht dabei, war dieser Teilnehmer nicht in Ihrem Verteiler.
Dazu wird in erster Linie ein persönlicher Anmeldelink benötigt. Dieser wird automatisch erzeugt, sobald Sie den Datensatz erstellt haben, z.B. über den Upload einer Teilnehmerliste.
In diesem Moment wird automatisch ein persönlicher 6-stelliger Einladungscode generiert, welcher im Einladungslink mit eingebunden wird.
Der persönliche Anmeldelink kann dann in eine E-Mail als Variable eingebunden werden. Variable: (%Einladungslink%)
Über diesen Link kann der Teilnehmer beliebig oft auf seine Anmeldemaske zugreifen.
Wie Sie einen Text mit einem persönlichen Einladungslink versehen können, finden Sie hier.
Wählen Sie diese Option aus, wird für den Teilnehmer automatisch ein Ticket als PDF und als Wallet Event Ticket für den Einlass generiert und als Anhang in der E-Mail an den Teilnehmer mitgeschickt. Dieses Ticket beinhaltet immer den personalisierten QR-Code sowie die vier variablen Daten der Teilnehmer, welche Sie zuvor unter dem Reiter „Einlass“ konfiguriert haben.
Tipp: Gestalten Sie unter dem Reiter „Einstellung“ Ihr Wallet Event Ticket mit Logo und Hintergrundfarbe. Bitte beachten Sie, dass die Hintergrundfarbe in der PDF Datei nicht berücksichtigt werden kann und nur für die Wallet Datei gilt.
Für die Vordefinition von verschiedenen Personengruppen (z. B. Teilnehmer, Referent, Presse) empfehlen wir die Differenzierung durch ein weiteres Formularelement (z. B. Auswahlliste, Einzeiliges Eingabefeld) unter dem Reiter „Seiten und Formulare“. Achten Sie darauf, diese Spalte gegebenenfalls als „nicht öffentlich“ zu kennzeichnen, falls Ihre Teilnehmer diese Information nicht einsehen dürfen.
Dieses Formularelement kann dann als Bedingung für den E-Mail-Versand oder das Anzeigen anderer Formularelemente verwendet werden.
Wählen Sie „Vorlage für Massen-Mailing (Einladung, Reminder)“ immer dann, wenn Sie eine E-Mail an alle oder eine Auswahl Ihrer Teilnehmer senden möchten, etwa eine Einladung oder eine Erinnerung an die bevorstehende Veranstaltung.
Wählen Sie „Erinnerungs-E-Mail“, wenn Sie eine E-Mail zu einem vorher festgelegten Erinnerungs-Zeitpunkt automatisiert an Teilnehmer oder Kollegen versenden möchten. Wir empfehlen Ihnen dieses Feature nur zu nutzen, wenn Sie sich ganz sicher sind, diese Funktion richtig konfiguriert zu haben.
Nicht immer haben Sie die Möglichkeit eine Spalte „Briefanrede“ zu importieren, z. B. weil Ihnen die Namen noch nicht zur Verfügung stehen, Sie eine mehrsprachige Veranstaltung oder sich selbst registrierende Teilnehmer haben. In allen Fällen können Sie sich eine Briefanrede mit Hilfe eines berechneten Wertes erzeugen lassen. Dazu legen Sie im Reiter „Seiten und Formulare“ ein neues Formularelement vom Typ „Berechneter Wert“ an.
Berechnete Werte funktionieren nach der selben Logik wie Excel Formeln – mit einem Unterschied. Sie greifen auf andere Spalten desselben Datensatzes mittels der entsprechenden E-Mail-Variable der Spalte zu.
Beispiel: Sie haben eine Spalte „Nachname“ mit der automatisch erzeugten E-Mail Variable %nachname% und eine weitere Spalte „Anrede“ mit der automatisch erzeugten E-Mail-Variable %anrede% und den Werten „Herr“ und „Frau“, die importiert wurden oder aus einer Auswahlliste im Anmeldeformular stammen.
Dann könnte die Formel für die Briefanrede lauten: WENN(%anrede% = "Frau"; "Sehr geehrte Frau " & %nachname%; "Sehr geehrter Herr " & %nachname%)
Auf diese Briefanrede können Sie dann im E-Mail-Editor mit der E-Mail-Variable %briefanrede% zugreifen. Dank der Excel-Formeln können Sie beliebig komplizierte Briefanreden und andere berechnete Werte erstellen.
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Möchten Sie eine Briefanrede mit einem Titel verwenden, können Sie auch dafür eine Formel einsetzen. Diese könnte dann wie folgt lauten:
GLÄTTEN(WENN(%anrede% = "Frau"; "Sehr geehrte Frau " & %titel% & " " & %nachname%; "Sehr geehrter Herr " & %titel% & " " & %nachname%))
Da nicht jeder Teilnehmer einen Titel besitzt, wird dies über die Funktion „GLÄTTEN“ in der Formel automatisch berücksichtigt.
Ja, bitte klicken Sie im Bereich „Teilnehmer“ auf den Teilnehmer selbst in der Teilnehmerliste. Im Teilnehmerdatensatz klicken Sie dann auf „Logbuch“: „E-Mails anzeigen“.
Den Veranstaltungstermin konfigurieren Sie im Reiter „Einstellungen“. Wählen Sie im E-Mail-Editor die Checkbox „Veranstaltungstermin wird als Anhang mitgesendet“ an. Damit wird ein Kalendereintrag für diesen Termin automatisch an die E-Mail für Ihre Teilnehmer angehängt und diese können den Termin in ihren Kalender importieren.
Der Kalendereintrag beinhaltet die unter „Einstellungen“ ersten vier Eingabefelder der Veranstaltungsdaten: Veranstaltungsname, -beginn, -ende, und -ort. So erfolgt eine eindeutige Definierung des Termins. Darüber hinaus können keine spezifischen Vermerke hinzugefügt werden.
Bitte beachten Sie:
Alle Daten müssen ausgefüllt sein, damit Termine als Kalendereintrag angehängt werden können.
Leider ist dies nicht möglich. Alternativ empfehlen wir Ihnen den gewünschten Anhang als Dokument im Reiter „Seiten und Formulare“ hochzuladen. Klicken Sie in Ihrem Formular unten auf „Neue Frage / Formularelement hinzufügen“. Als „Typ des Formularelements“ wählen Sie „Dokument“, laden die Datei hoch und versehen Sie mit einem Namen.
Sie können das Häkchen „Feld ist öffentlich sichtbar“ entfernen, dann wird die Datei nicht in Ihren Anmeldeseiten angezeigt. Klicken Sie auf „Fortfahren“ und dann auf „Änderungen speichern“.
Wechseln Sie nun in den Reiter „E-Mails“ und öffnen Sie die E-Mail. Sie können nun die E-Mail-Variable für das eben hochgeladene Dokument in Ihren Text einbinden. Klicken Sie auf das „Stempel“ Symbol und fügen Sie die E-Mail Variable ein. Die E-Mail Variable wird dann beim Versand durch einen Link auf die Datei ersetzt.
Voraussetzung ist, dass Sie im Vorfeld eine Teilnehmerliste/Einladungsliste importiert haben. Diese Teilnehmer haben Sie im Vorfeld mit einem personalisiertem Einladungslink eingeladen. Sie können in der Teilnehmerliste sehen, welche Teilnehmer sich bereits angemeldet haben bzw. gegebenenfalls abgesagt haben.
Klicken Sie nun auf den Reiter „E-Mails“ und legen Sie eine neue E-Mail an. Wählen Sie als Typ der E-Mail „Vorlage für Massen-Mailing (Einladung, Reminder)“. Schreiben Sie nun Ihre E-Mail und denken Sie daran die E-Mail Variable %Einladungslink% für den personalisierten Einladungslink einzubauen. Speichern Sie Ihre E-Mail.
Wechseln Sie zurück zum Reiter „Teilnehmer“. Filtern Sie in der Teilnehmerliste alle Teilnehmer von denen noch keine Rückmeldung vorliegt, z.B. indem Sie im Spaltenkopf der Teilnahme-Frage in der Auswahlliste nach „leer“ filtern. Wählen sie nun über der Teilnehmerliste mit der Schaltfläche „E-Mail an Teilnehmer“ die entsprechende E-Mail aus und versenden diese an die zuvor gefilterten Teilnehmer ohne Rückmeldung.
Wir empfehlen Ihnen ein Headerbild mit ca. 700 Pixel Breite zu nehmen.
Gehen Sie zunächst auf den Reiter „Seiten und Formulare“ und klicken Sie unten auf „Neue Frage / Formularelement hinzufügen“ . Wählen Sie den „Typ des Formularelements“ aus indem Sie „Dokument (z. B. für Bilder, Agenda, Anfahrtsskizze)“ wählen. Laden Sie das gewünschte Bild hoch. Entfernen Sie den Haken bei „Feld ist öffentlich sichtbar“. Speichern Sie Ihren Upload nun mit den Schaltflächen „Fortfahren“ und „Änderungen speichern“.
Anschließend wechseln Sie in den Reiter „E-Mails“. Im E-Mail-Editor finden Sie in der Icon-Leiste ein Icon mit einem Bergpanorama. Klicken Sie auf dieses Icon und wählen Sie aus der „Bildliste“ das soeben hochgeladene Bild aus.
Markieren Sie den Text welcher verlinkt werden soll. Klicken Sie auf das Anker-Symbol (Link einfügen/bearbeiten) im Editor. Im Feld URL geben Sie nun die URL der Veranstaltungsseite ein, gefolgt von ?c=%code%, z.B. https://tms.aloom.de/IHRVERANSTALTUNGSNAME?c=%code%. Die E-Mail-Variable %code% wird dann durch den persönlichen Einladungscode des Teilnehmers ersetzt.
Wie ein Teilnehmer auf seine persönliche Anmeldemaske gelangt, erfahren Sie hier.
Rufen Sie den Reiter „Einstellungen“ Ihrer Veranstaltung im Teilnehmermanagement-System auf. Unter „Weitere Einstellungen“ definieren Sie die Zeiträume der Veranstaltungsinhalte und der Pausen.
Checken Sie Teilnehmer mit unserer kostenfreien Einlass-App in diesen Zeiträumen ein und aus, werden diese Zeiten als Anwesenheit gewertet. Pausenzeiten gelten nicht als Anwesenheit, auch nicht Zeiten vor definiertem Beginn oder nach definiertem Ende der Veranstaltung.
Die Anwesenheitsdauer wird in der Spalte „Anwesend in Minuten“ in der Teilnehmerliste angezeigt.
So sieht’s in der Einlass-App aus:
grauer Button = noch nie eingelassen gewesen
grüner Button = eingelassen
roter Button = ausgelassen
Wichtig:
Organisieren Sie Ihre Teilnehmerwege so, dass diese sowohl den Einlasspunkt (Start der Zeiterfassung) als auch den Auslasspunkt (Stopp der Zeiterfassung) passieren müssen.
Ja, falls noch nicht geschehen, konfigurieren Sie zunächst die Namensschild-Vorlage im Editor. Sobald diese fertig gestellt ist, steht in der Einlass-App die Option des Druckens zur Verfügung. Dies erkennen Sie nach Öffnen der Einlass-App auf Ihrem mobilen Endgerät am Badge-Icon rechts neben den Teilnehmern. Wählen Sie das Icon an, wird das Namensschild generiert, die Druckansicht öffnet sich und Sie können den Druck über das Drucker-Icon auslösen.
Wichtig: Denken Sie daran, vor Veranstaltung den Druckertreiber für den Drucker vor Ort auf Ihrem mobilen Gerät zu installieren und die Verbindung zum Drucker zu testen.
Ja, Sie können Ihre Teilnehmer auch einchecken, wenn keine Internetverbindung besteht.
Bitte beachten Sie vor Ihrer Veranstaltung:
Wie ordne ich jedem Teilnehmer einen QR-Code für den Check-In zu?
Mit der kostenfreien Einlass-App checken Sie Ihre Teilnehmer schnell und einfach ein. Sie halten Wartezeiten kurz und regeln Einlass und Zugang zu Workshops oder Rahmenprogrammen.
Die Einlass-App lässt sich auf jedem mobilen Endgerät nutzen und wird von Ihnen über eine URL in Ihrem Browser aufgerufen. Es ist kein Download aus dem App Store oder Play Store mehr notwendig. Damit sind Sie betriebssystem- und geräteunabhängig.
Die URL zu Ihrer Veranstaltung finden Sie unter dem Reiter „Einlass“. Entweder öffnen Sie diese eingeloggt im TMS direkt mit Ihrem mobilen Endgerät. Oder Sie scannen mit Ihrem mobilen Endgerät ganz bequem den auf dem Desktop angezeigten QR-Code.
Kann ich die Einlass-App auch offline nutzen?
Wie ordne ich jedem Teilnehmer einen QR-Code für den Check-In zu?
Wählen Sie diese Option bei Ihren Antwortmöglichkeiten in den Formularelementen an, können Sie verschiedene Einlasskontrollen, die Sie später mit dem Einlassmanagement durchführen möchten, definieren. Damit kontrollieren Sie z. B. den Einlass zu verschiedenen Workshops, zu welchen sich ein Teilnehmer zuvor angemeldet haben muss.
Lassen Sie sich über den Reiter „Teilnehmer“ bei „Spalten ein/ausblenden“ die Spalte/n „Einlass (…)“ anzeigen indem Sie das Feld anklicken. Bereits nachdem Sie den ersten Teilnehmer über das Einlassmanagement, welches unter dem Reiter „Einlass“ zu finden ist, erfolgreich per QR-Code eingescannt haben, erscheinen in dieser Spalte Einlassdatum und -zeit. So haben Sie während und nach der Veranstaltung den Überblick, wann Ihre Teilnehmer eingetroffen sind und ob alle angemeldeten Teilnehmer anwesend waren.
Unter dem Reiter „Einlass“ konfigurieren Sie mit bis zu vier Feldern, welche Daten auf dem Ticket und im Einlassmanagement wiedergegeben werden. Hierbei können Sie auf alle Daten zurückgreifen, die Sie auch in der Anmeldemaske abgefragt haben.
Wichtig:
Das erste Feld in Zeile 1 bestimmt die Sortierung im Einlassmanagement.
Für jeden Teilnehmer wird bei Eingabe automatisch ein Teilnahmecode generiert, entweder durch das Hochladen der Teilnehmerliste oder durch das eigenständige Anmelden über den öffentlichen Link zu Ihrer Veranstaltung.
Der Teilnahmecode lässt sich als Text-Variable sowie als QR-Code ausgeben. In der Anmeldebestätigung wird der QR-Code für den Teilnehmer sichtbar, indem Sie die Variable „Ticket Barcode“ an gewünschter Stelle einfügen. Alternativ schicken Sie direkt ein Ticket an Ihre Teilnehmer oder drucken den QR-Code auf die Namensschilder.
Ja, wir ermöglichen das Einscannen der Teilnehmer über einen individuell generierten QR-Code. Verwenden Sie dazu die Kamerafunktion im Einlass-Management (URL bzw. QR-Code unter dem Reiter „Einlass“). Durch das Einscannen wird ein Zeitstempel im Teilnehmermanagement-System gesetzt.
Wann und wo kann ich den Einlass der Teilnehmer an der Veranstaltung überprüfen?
Wenn Sie mit mindestens einer weiteren Person Ihre Veranstaltung bearbeiten möchten, sollte eine Firmengruppe durch ALOOM angelegt werden.
Wie eine Firmengruppe erstellt wird, finden Sie hier.
Die Anlage einer Firmengruppe erfolgt nach Ihren Angaben durch Aloom.
Wozu Sie eine Firmengruppe benötigen, finden Sie hier.
Nein. Vorlage und Veranstaltung sind nicht miteinander verknüpft. Nach Erstellen einer Veranstaltung über eine Vorlage, wird die Veranstaltung separat von der Vorlage behandelt. Somit hat das Löschen einer Vorlage keine Auswirkung auf Veranstaltungen, die mit dieser erstellt worden sind.
Ja. Hierzu finden Sie in Ihrer Veranstaltung am Ende der Seite „Einstellungen“ die Option „Abweichende Rechnungsanschrift einblenden“. Nach Ende der Veranstaltung wird vorrangig diese Anschrift für die Abrechnungen berücksichtigt.
Ja. Über die Startseite finden Sie oben links unsere Menüliste.
Sobald Sie die Menüleiste ausgewählt haben, erscheint eine Liste mit verschiedenen Reitern. Wählen Sie hier „Vorlagen verwalten“ aus. Jetzt können Sie die gewünschte Vorlage auswählen und über den Stift beliebig abändern.
Wie Sie Vorlagen für eine Neuanlegung einer Veranstaltung verwenden, finden Sie hier.
Ist die Checkbox für diese Funktion für ein Formularelement angewählt, so ist dieses Formularelement auf der Anmeldeseite zu Ihrer Veranstaltung sichtbar.
Wählt man diese Checkbox ab, hat nur der Administrator im Backend die Möglichkeit das Formularelement zu sehen. Nicht öffentlich sichtbare Felder nutzen Sie für Ihre Organisation. So können Sie bspw. verschiedene Personengruppen definieren, die unterschiedliche E-Mails erhalten sollen.
Tipp: Wenn Sie eine Teilnehmerliste hochgeladen haben, werden die Felder, die keinem bisherigen Feld zugeordnet werden konnten, automatisch als Formularfeld generiert und angezeigt. Um diese nicht sofort sichtbar zu haben, werden diese zu Beginn erst einmal nicht öffentlich angezeigt.
Ja. Bitte legen Sie zunächst in Ihrer Veranstaltung im Reiter „Einstellungen“ über den Abschnitt „Sprachen“ die Standardsprache Ihrer Veranstaltung fest. Die Standardsprache ist die Sprache, in der Sie zunächst das Formular entwerfen und ggf. die Teilnehmerdaten importieren (Spaltennamen). Danach können Sie im selben Abschnitt weitere Sprachen hinzufügen. Wichtig: Nachdem Sie das Formular in der Standardsprache entworfen haben, können Sie es im Reiter „Seiten und Formulare“ in weitere Sprachen manuell übersetzen.
Ja. Im Reiter „Einstellungen“ können Sie Ihrem Kollegen im Abschnitt „Benutzerrechte“ Zugriffsrechte auf Ihre Veranstaltung einräumen. Dazu ist es erforderlich, dass dieser im System registriert ist.
Ja. Öffnen Sie die bestehende Veranstaltung, welche Sie als Vorlage verwenden möchten. Im Reiter „Einstellungen“ finden sie links die Schaltfläche „Als Vorlage speichern“. Nach dem Speichern der Vorlage können Sie eine neue Veranstaltung anlegen. Klicken Sie hierfür links auf „+ Neue Veranstaltung“. In der Veranstaltung dann im rechten Bereich unter „Veranstaltungsvorlage“ können Sie die soeben von Ihnen angelegte Vorlage auswählen.
Wie Sie eine bestehende Vorlage bearbeiten können, finden Sie hier.
Ja, Sie können das Teilnehmermanagementsystem unter einer anderen Domain betreiben. Entweder betreiben Sie das ganze System als Whitelabel-Lösung unter einer anderen Domain oder nur eine Anmeldeseite unter einer speziellen Veranstaltungsdomain.
Setzen Sie dazu den A-Record Ihrer Domain auf unsere IP-Adresse 116.203.164.116 – Sprechen Sie uns danach an.
Bitte löschen Sie ggf. bestehende AAAA-Records für diese Domain.
Gegen eine Aufwands- und Kostenpauschale entsprechend unserer Preisliste richten wir gerne ein entsprechendes SSL Zertifikat für Sie ein. Gerne unterstützen wir Sie, falls notwendig, bei der Registrierung einer neuen Domain.
Ja, Sie können die Anmeldemaske in eine bestehende Webseite einbinden. Öffnen Sie die Veranstaltung im Teilnehmermanagementsystem. Im Reiter „Einstellungen“ finden Sie den Abschnitt „Anmeldeseite als IFrame/Whitelabel-Code für Ihr CMS“. Kopieren Sie das Code-Snippet und fügen Sie es im CMS (Content Management System) Ihrer Webseite ein.
Ja. In der Regel findet die Abrechnung der Veranstaltung durch Sie statt. Bei Teilnehmern aus unterschiedlichen Ländern kann es bei Rechnungstellung zu komplexen Sachverhalten kommen, die berücksichtigt werden müssen. Sie sind als einladende Person verantwortlich, dass die länderspezifischen Regelungen eingehalten werden.
Die Auswahl der Zahlungsmethoden finden Sie unter dem Reiter „Kasse“
Alle weiteren Informationen zu den unterschiedlichen Zahlungsmethoden finden Sie hier
Die Ticketpreise (und andere Preise) legen Sie im Reiter „Seiten und Formulare“ fest. Wählen Sie das entsprechende Formularelement aus und gehen Sie links im Menü auf „Mehr Einstellungen“. Hier können Sie die Preise eintragen.
Zusätzlich können Sie dann unter „Weitere Einstellungen“ bei „Preise und Verfügbarkeit“ die Preiseinheit ergänzen.
Sie können aus den folgenden Zahlungsmöglichkeiten wählen:
Rechnung
Rechnungsdokumente werden über das System erzeugt. Eingänge und Überwachungen von Zahlungen erfolgen nicht systemseitig.
PayPal
Voraussetzung zur Verwendung ist ein eigenes PayPal Empfängerkonto, welches eigenständig administriert wird. Es können alle an PayPal angeschlossenen Zahlungsmöglichkeiten verwendet werden. Auszahlungen erfolgen direkt über das eigene PayPal Konto.
Stripe (Multi Payment)
Hierüber können weitere Zahlungsarten ausgewählt werden: Kreditkarte, SEPA Lastschrift, Klarna (Sofortüberweisung), Giropay, Google Pay und Apple Pay
Die verschiedenen Zahlungsoptionen finden Sie im Reiter „Kasse“.
Bei Nutzung der von Stripe integrierten Zahlungsmöglichkeiten fallen zusätzliche Gebühren an. Alle Informationen darüber können Sie der Preisliste entnehmen.
Der Abzug anfallender Gebühren wird laufend mit den Auszahlungsbeträgen verrechnet.
Ja. Wählen Sie im Reiter „Kasse“ den Abschnitt „Rechnung“. Dort können Sie einstellen, dass Rechnungen automatisch erstellt und versendet werden. Die Rechnungen werden stets in Ihrem Namen gestellt und Sie können die Rechnungsvorlage nach Ihren Wünschen anpassen und mit Ihrem Logo versehen.
Nach Versand der ersten Rechnung erscheint ein weiterer Reiter mit der Bezeichnung „Rechnungen“. Hier können Sie alle Rechnungen der Veranstaltung verwalten.
Ja. Laden Sie dazu ein Bild hoch (Anleitung dazu finden Sie hier). Klicken Sie oberhalb des Namensschildes auf den Reiter „Objekt“. Wählen Sie „In den Hintergrund“. Ist Ihnen die Farbe des Bildes zu kräftig, klicken Sie oberhalb des Namensschildes auf „Transparenz“ und ändern dies nach Ihren Wünschen ab. Speichern Sie Ihre Vorlage.
Hinweis: Verwenden Sie einen Barcode auf Ihrem Namensschild, muss der Hintergrund des Barcodes unbedingt weiß sein (bzw. das Bild muss an dieser Stelle ausgespart werden), damit der Barcode gelesen werden kann.
Je nach Länge der Vor- und Nachnamen Ihrer Teilnehmer kann es ohne „Berechnete Werte“ zu Überschneidungen auf dem Namensschild kommen. Um das zu vermeiden fügen Sie unter „Seiten und Formulare“ diese Variablen zuvor durch einen „Berechneten Wert“ zusammen und erzeugen somit eine neue E-Mail-Variable. Dadurch werden die Variablen automatisch vom System passend zusammengesetzt, sodass sie sich nicht überschneiden.
Eine Formel für den „Berechneten Wert“ könnte wie folgt aussehen:%Vorname% & " " & %Nachname%
Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
Auf „Seiten und Formulare“ wählen Sie ein Formular aus. Klicken Sie ganz unten auf „Neue Frage / Formularelement hinzufügen“. Als „Typ des Formularelements“ wählen Sie unter „Spezial-Felder“ „Berechneter Wert“ aus. Tragen Sie einen Namen für den Wert ein und geben Sie folgende Formel ein:
%Vorname% & “ “ & %Nachname%
Bei „Weitere Sichtbarkeitseinstellungen“ setzen Sie ein Häkchen für „im Backend anzeigen“. Wechseln Sie nun auf den Reiter „Namensschilder“ und fügen Sie die neue Variable in Ihr Namensschild ein.
Ja.
Möglichkeit 1: Sie filtern den Teilnehmer in der Teilnehmerliste heraus und gehen genauso vor als würden Sie alle Namensschilder einer Teilnehmerliste drucken wollen.
Möglichkeit 2: Klicken Sie im Reiter „Teilnehmer“ direkt auf den Datensatz des Teilnehmers. Mit dem Button „Namensschild erstellen“ öffnen Sie das Namensschild des Teilnehmers und können dieses dann drucken.
Selektieren Sie im Reiter „Teilnehmer“ diejenigen Teilnehmer, für die Sie ein Namensschild drucken möchten. Mit Auswahl des Buttons „Namensschilder (PDF)“ öffnet sich die Druck-PDF mit den Namensschildern entsprechend Ihrer Selektion. Nutzen Sie die Druckvorschau für einen letzten prüfenden Blick. Ist alles in Ordnung und überschneiden sich keine Variablen, drucken Sie die Namensschilder aus.
Ja. Sie fügen im DURAPRINT® Editor den QR-Code in Ihre Namensschild-Vorlage ein. Der Platzhalter nennt sich „Barcode“ und befindet sich in der Variablen-Liste auf der rechten Seite. Dieser passt sich beim späteren Druck automatisch an den jeweiligen Datensatz des Teilnehmers an.
Ja. Sobald Sie im DURAPRINT® Editor einen Text in das Namensschild eingefügt haben, können Sie – neben weiteren Bearbeitungsoptionen – die Schriftart ändern.
Gehen Sie auf den Reiter „Namensschilder“. Wählen Sie ein Namensschild aus. Klicken Sie auf „Editor“. Zum Einfügen von Bildern wählen Sie das Panoramabild-Icon auf der linken Menüseite des DURAPRINT® Editors aus. Sie können Bilder direkt von Ihrem PC hochladen, mit einer Webcam aufnehmen, über einen Link einbinden oder, während das Bild-Menü geöffnet ist, direkt mit CTRL+V aus der Zwischenablage einfügen. Das importierte Bild können Sie beliebig bewegen oder skalieren.
Wählen Sie im Reiter „Namensschilder“ Ihre gewünschte Schildergröße aus. Klicken Sie danach rechts auf den Button „Editor“.
Mit dem DURAPRINT® Editor passen Sie das Layout individuell an die Corporate Identity Ihres Unternehmens oder das Erscheinungsbild der Veranstaltung an. Fügen Sie neben dem Platzhalter für die Namen der Teilnehmer Bilder oder Logos, Texte, Formen oder den persönlichen QR-Code für den Einlass ein.
Wichtig: Nutzen Sie – neben Vor- und Nachnamen – weitere Variablen aus dem Anmeldeprozess, bspw. die Auswahl, ob es sich bei den Veranstaltungsbesuchern um Teilnehmer oder Referenten, Mitarbeiter oder Vorstand, oder auch Pressevertreter handelt.
TIPPS für Ihre Gestaltung:
Bearbeitung eines fest definierten Textfeldes:
Textelemente die auf jedem Namensschild gleich sind (wie z. B. Name der Veranstaltung) können Sie über das große „T“ im linken Bereich einfügen.
Einfügen von Variablen:
Z. B. Nachname, Barcode. Ziehen Sie hierfür die entsprechenden Felder aus dem rechten Bereich in das Namensschild.
Hilfe zur Anordnung von Elementen:
Damit Sie Ihre eingefügten Elemente exakt positionieren können, klicken Sie oben auf den Reiter „Ansicht“. Klicken Sie „Lineal anzeigen“ und „Gitternetz anzeigen“ an.
Anordnung von Elementen:
Markieren Sie alle Objekte, die gemeinsam angeordnet werden sollen. Halten Sie die Taste „Strg“ gedrückt und klicken Sie die anzuordnenden Elemente an. Diese sind nun blau umrandet. Oberhalb Ihrer Vorlage befindet sich das Feld „Ausrichtung“. Wählen Sie eine entsprechende Ausrichtung oder arbeiten Sie mit den x und y Parametern. Eine Verschiebung über die Pfeiltasten der Tastatur ist ebenso möglich.
Ziehen von Linien:
Klicken Sie links in das Feld „Linie“. Halten Sie die „Shift“-Taste gedrückt. Ziehen Sie nun die Linie (senkrecht, waagerecht oder im 45° Winkel) mit der linken Maus-Taste.
Ja! Unter dem Reiter „Namensschilder“ gibt es für verschiedene Schildergrößen Vorlagen, welche Sie für die Gestaltung und den Druck Ihrer Namensschilder nutzen können.
Klicken Sie auf „Wählen“ um die Vorlage zu Ihrer Schildergröße im DURAPRINT® Editor zu aktiveren und gestalten Sie Ihre Druckvorlage.
Tipp: Mit Klick auf „Namensschilder bestellen“ unter der gewählten Schildergröße leiten wir Sie in den Webshop unseres Kooperationspartners DURABLE ® weiter. Hier erhalten Sie nicht nur die passenden Blanko-Namensschilder zum Bedrucken, sondern das entsprechende Befestigungsmaterial gleich dazu.
Ja! Über den Reiter „Namensschilder“ gestalten Sie mit Hilfe des DURAPRINT® Editors aus einer von 13 Vorlagen eine persönliche Druckvorlage für die Namensschilder zu Ihrer Veranstaltung. Mit der dort erstellten Vorlage drucken Sie direkt im Anschluss oder zu einem späteren Zeitpunkt die Namensschilder für Ihre Teilnehmer.
Ja. Neben der kostenfreien TMS Hilfe mit den am häufigsten gestellten Fragen unserer Kunden bieten wir 14-tägig eine kostenfreie Webschulung an.
Zu Beginn geben wir Einblicke in die Funktionen unseres Teilnehmermanagement-Systems. Im Anschluss ist Raum und Zeit für Fragen der Teilnehmer. Dadurch nehmen Sie auch Informationen aus den Erfahrungen anderer Kunden mit.
JA! Ich möchte mehr Informationen zur kostenfreien Webschulung.
Ich benötige schnelle Unterstützung und Antworten auf meine individuellen Fragen.
Wir helfen gerne weiter! Nutzen Sie unser Supportangebot, um schnell und einfach Antworten auf Ihre individuellen Fragen zu erhalten.
Im Bereich „Seiten und Formulare“ wird Ihr Anmeldeprozess zur Veranstaltung abgebildet. Achten Sie darauf, dass es nur in einem Formular bei einer Schaltfläche (z.B. Weiter, Senden etc.) die Aktion „Anmeldung abschließen und Bestätigungsemails senden“ gibt. Wird diese Aktion an verschiedenen/mehreren Schaltflächen eingestellt, erhält der Teilnehmer ggf. mehrere Bestätigungen.
Gehen Sie direkt in Ihrer Veranstaltung auf den Reiter „Seiten und Formulare“. Klicken Sie unten auf „Neue Frage/Formularelement hinzufügen. Wählen Sie bei „Typ des Formularelements“ unter Spezialfelder „Zimmerabruf/Zimmerverwaltung“ aus.
Wenn Sie eine Frage mit dem Typ „Checkbox“ erstellen, dann können Teilnehmer nicht nur eine Antwortmöglich geben, sondern mehrere. Welche Antworten Sie dem Teilnehmer zur Verfügung stellen möchten, bestimmen Sie selbst.
Wenn Sie eine Frage mit dem Typ „Radiobox“ erstellen, dann können Teilnehmer nur eine Antwortmöglich geben. Welche Antworten Sie dem Teilnehmer zur Verfügung stellen möchten, bestimmen Sie selbst.
Ja. Sollten Sie mehrere Veranstaltungen haben, wo die Abfrage der persönlichen Daten immer gleich ausfällt, dann haben Sie die Möglichkeit diese Spalten in eine große Liste zusammenzufassen. Gehen Sie hierzu in Ihre jeweiligen Veranstaltungen auf den Reiter „Seiten und Formulare“ und öffnen Sie die Spalte, welche in der Gesamtteilnehmerliste auftauchen soll. Wählen Sie nun den Button „weitere Einstellungen“ aus. Sobald diese angezeigt werden, finden Sie unten eine Checkbox mit „in Alle Teilnehmer anzeigen“. Setzen Sie hier nun einen Haken. Ihre Gesamteilnehmerliste finden oben Links in der Menüleiste wieder. Dort gibt es den Punkt „Alle Teilnehmer“
Gehen Sie in der Veranstaltung auf den Bereich „Seiten und Formulare“. Ganz rechts gibt es in jedem einzelnen Formularelement einen Button mit Pfeilen nach oben und unten. Klicken Sie mit gedrückter linker Maus-Taste auf dieses Feld und verschieben sie es an die gewünschte Position.
Ja. Sie können im linken Menübereich Ihre Veranstaltung mit unterschiedlichen Eingabeoptionen suchen. Sobald Ihre Veranstaltung angezeigt wird, können Sie über die Aktion/Schaltfläche „bearbeiten“ die entsprechende Veranstaltung überarbeiten.
Videos können Sie im mp4-Format bis zu einer Größe von 500 MB in Ihre Anmeldemaske einbinden.
Den Teilnehmern werden auf der Anmeldemaske unterhalb des Headerbilds die Seitentitel angezeigt. Somit weiß der Teilnehmer an welcher Stelle im Anmeldeprozess er sich gerade befindet. Ist das für ihre Veranstaltung nicht notwendig, schalten Sie die Anzeige ab. Diese Einstellungsmöglichkeit finden Sie im Backend über den Reiter „Seiten und Formulare“ auf der linken Seite.
Sobald das Kontingent auf einem Formularelement ausläuft, ist es für die Teilnehmer zwar noch zu sehen, jedoch für diese nicht mehr anwählbar. Die Option wird automatisch vom System durchgestrichen und es erscheint für alle der Hinweis, dass dieses Kontingent „nicht mehr verfügbar“ ist.
Damit Sie eine Bedingung setzen können, müssen Sie zunächst den Reiter „Seiten und Formulare“ in Ihrer Veranstaltung öffnen. Wählen Sie nun das Formularelement aus, welches Sie mit einer Bedingung versehen möchten. Um dieses zu öffnen, müssen Sie das „Stift“ Symbol beim entsprechenden Formularelement auswählen. Nun finden Sie Links über „Mehr Einstellungen“ die Möglichkeit „Option nur anzeigen, wenn…“ so zu konfigurieren, dass das Formularelement in der Anmeldemaske nur unter den angegebenen Bedingungen angezeigt wird.
Option „immer“:
Das Formularelement wird immer für die Teilnehmer angezeigt.
Option „alle Bedingungen erfüllt sind“:
Hier gilt, dass alle Bedingungen zum Anzeigen erfüllt sein müssen, die daraufhin angegeben werden.
Option „mindestens eine Bedingung erfüllt ist“:
Mindestens eine von den angegebenen Bedingungen muss erfüllt sein, damit das Formularelement ersichtlich wird.
Als Bedingung lassen sich andere Formularelemente der Anmeldemaske hinterlegen. Wählen Sie zum Beispiel die Gruppierung von Personen (VIP, Teilnehmer, Referent, Presse) und definieren Sie, wenn eine spezielle Personengruppe, eine gesonderte Abfrage beantworten soll.
Wenn Sie sich als Admin einer Veranstaltung (im Teilnehmermanagement-System anmelden, sehen Sie andere Seiten (Backend) als die Teilnehmer, die nur die Anmeldeseiten sehen. Wenn Sie einen Teilnehmer im Backend bearbeiten, werden grundsätzlich alle Formularelemente angezeigt, welche Sie angelegt haben. Einige Formularelemente z.B. Informationstexte sind vielleicht nur auf der Anmeldeseite des Teilnehmers nützlich und für Sie im Backend eher störend. Wenn Sie den Haken „im Backend anzeigen“ für ein bestimmtes Formularelement entfernen, blenden Sie dieses ggf. störende Formularelement auf der „Teilnehmer bearbeiten“-Seite aus.
Ja, öffnen Sie die Schaltfläche auf „Seiten und Formulare“ und klicken Sie auf „Mehr Einstellungen“. Wählen Sie nun die Farbe aus oder geben Sie den Farbwert direkt als Hexadezimalwert ein.
Nein, dies ist leider nicht möglich. Um eine optimale Darstellung der Anmeldemaske zu gewährleisten ist die Einstellung für Hintergrundfarben nicht änderbar.
Wählen Sie ganz oben links im Menü den Punkt „Vorlagen verwalten“ aus. Geben Sie den Vorlagennamen oder „Eigentümer“ ein und klicken auf „Vorlage suchen“. Klicken Sie nun auf den „Stift“ um die Vorlage zu bearbeiten. Klicken Sie links den Button „Löschen“. Zur Sicherheit fragt Sie das Teilnehmermanagement-System nochmals, ob Sie die Vorlage wirklich löschen wollen.
Ja. Generell sind Veranstaltungen mit bis zu vier Teilnehmern immer kostenfrei im System. Legen Sie hierzu gerne Ihre Veranstaltung an und testen Sie ohne Bedenken direkt im Live-System. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Veranstaltung einwandfrei funktioniert. Sobald Sie die Testphase abgeschlossen haben, löschen Sie einfach die 4 kostenfreien Datensätze aus Ihrer Teilnehmerliste.
Ja. Unter dem Reiter „Zertifikate“ können Sie Teilnahmebestätigungen aller Art individuell gestalten und mit den gewünschten und vorab konfigurierten Daten des Teilnehmers füllen.
Die einzelnen Felder auf der rechten Seite des Editors lassen sich einfach in das Dokument ziehen. Diese Variablen werden beim Versand des Zertifikates per E-Mail automatisch an die jeweiligen Teilnehmerdaten angepasst.
Die Versand-Option steht in der „Vorlage für Massen-Mailing“ bereit. („Zertifikat wird als Anhang mitgesendet.“)
Zur Zeit gibt es eine Schnittstelle zu Salesforce, über die Sie Ihre Veranstaltung mit einer Salesforce-Kampagne synchronisieren können. Schnittstellen zu anderen CRM Systemen, etwa Microsoft Dynamics, können bei entsprechender Nachfrage in Zukunft realisiert werden.
Eine Teilnehmer-Liste (Excel), die Sie importieren möchten, darf keine Bilder oder versteckte Spalten enthalten. Die Spaltenbezeichnung der obersten Zeile (z. B. Name, Vorname, Titel etc.) müssen identisch sein mit den angelegten Eingabefeldern im System.
Gehen Sie im Reiter „Teilnehmer“ auf „Spalten ein-/ausblenden“. Entscheiden Sie hier, welche Felder für Sie relevant sind. Bei allen anderen Feldern entfernen Sie bitte den Haken und schließen den Bereich oben rechts. Unter dem Reiter „Abfrage erstellen“ können Sie Ihrer Abfrage einen Namen geben und ein Häkchen setzen bei „Spalten und Filter sind nicht änderbar“. Speichern Sie die Abfrage
Ja. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Teilnehmer zu einer Veranstaltung hinzuzufügen. Gehen Sie dazu auf den Reiter „Teilnehmer“ und wählen dann die Schaltfläche „Neuer Teilnehmer“. Nach Ausfüllen des Formulars setzen sie links ein Häkchen bei „Bestätigungsmalis senden“ und speichern dann die Daten.
Nein. Die Sortierung der Spalten entspricht exakt die Chronologie Ihrer Spaltenabfragen in Ihrem Anmeldeprozess.
Sie haben allerdings die Möglichkeit Spalten ein- und ausblenden. Gehen Sie dazu auf „Spalten ein- und ausblenden“. Klicken Sie z. B. auf das Feld „Letzte Änderung“. Es wird ein Haken gesetzt und wird nun als weitere Spalte im Bereich „Teilnehmer“ angezeigt. Wählen Sie nun das letzte Änderungsdatum in der Spalte „Letzte Änderung“ aus und es werden alle Teilnehmer angezeigt, die eine Änderung vorgenommen haben.
Wenn Sie diese aktualisierte Teilnehmerliste teilen möchten, kopieren Sie unterhalb der Teilnehmerliste einfach den Link für „Teilnehmerliste teilen“. Eine Erläuterung dazu finden Sie hier
Ja, im Reiter „Teilnehmer“ generieren Sie mithilfe des Buttons „Abfrage erstellen“ eine read-only-Teilnehmerliste. Geben Sie Ihrer Abfrage einen Namen und entscheiden Sie, ob Sie anderen Personen die Befugnis geben möchten, Spalten und Filter zu verwalten. Die Erläuterung dazu finden Sie hier.
Sobald Sie die Abfrage erstellt haben, steht Ihnen ein neuer Reiter namens „Abfragen“ zur Verfügung. Haben Sie mehrere Abfragen erstellt, wählen Sie unter diesem Reiter zunächst die gewünschte Abfrage aus. Den Link zum Teilen finden Sie oberhalb der erstellten Liste.
Ja. Blenden Sie zunächst die Daten in Ihrer Teilnehmerliste aus, die Sie später nicht für Ihre Abfrage freigeben möchten. Wenn Sie nun die Option „Abfrage erstellen“ wählen, haben Sie über die Checkbox „Spalten und Filter sind nicht änderbar“ zusätzlich die Möglichkeit, Ihre gewählten Daten für den Read-Only Link festzusetzen.
Haben Sie ein Kontingent in Ihre Veranstaltungsseite integriert, steht diese Funktion nicht zur Verfügung, um Überbuchungen zu vermeiden. Handelt es sich bei der zu kopierenden Spalte um einen Wert, der bereits zuvor vom System fest definiert wurde, ist die Funktion ebenfalls nicht verfügbar. Dies trifft auf die Eingabefelder „Zahl“, „Land“, „Skala“, „Uhrzeit Eingabefeld“, „Datum Eingabefeld“ und „Dateiupload“ zu.
Ja, Sie haben die Möglichkeit eine Teilnehmerliste anderen Kollegen zur Verfügung zu stellen, ohne dass diese Admin-Rechte benötigen bzw. ohne dass diese Änderungen an Ihrer Veranstaltung oder Teilnehmerdaten vornehmen können.
Sie finden diese Funktion unterhalb der Teilnehmerliste. Bitte beachten Sie den Datenschutz, wenn Sie die Teilnehmerliste mit anderen Personen teilen.
Ja. Bitte klicken Sie dazu auf den Teilnehmer in der Teilnehmerliste. Im Teilnehmerdatensatz klicken Sie dann auf Logbuch: „Änderungen anzeigen“.
Sofern Sie ein Kontingent angelegt haben (z. B. max. Teilnehmerzahl), können Sie im Reiter „Teilnehmer“ auf die Schaltfläche „Kontingente anzeigen“ klicken. Ihnen werden dann die abgerufenen und noch verfügbaren Plätze aller Kontingente angezeigt.
Klicken Sie im Reiter „Teilnehmer“ auf die Schaltfläche „Teilnehmer exportieren“. Die Excel-Datei beinhaltet dann die Spalten und gefilterten Teilnehmerzeilen, welche Sie sich einblenden lassen haben. Falls Sie eine andere Spaltenauswahl exportieren möchten, wählen Sie zunächst andere Spalten mittels der Schaltfläche „Spalten ein- / ausblenden“ aus.
Klicken Sie auf den Reiter „Teilnehmer“ und im Anschluss auf die Schaltfläche „Teilnehmer importieren“. Hier laden Sie eine Excel-Datei mit den Teilnehmern hoch. Wichtig: Die erste Zeile der Excel-Datei muss exakt die Spalten-Namen / Fragen / Beschriftung enthalten, welche Sie importieren möchten. Falls Sie sich unsicher sind, können Sie zunächst eine Teilnehmerliste exportieren (Teilnehmer exportieren) und die erste Zeile als Vorlage verwenden. Spalten, die Sie nicht importieren möchten, können Sie beim Import auslassen. Spalten im Import welche keiner Frage zugeordnet werden können, werden als nicht öffentliche Frage neu angelegt.
Ja. Im Reiter „Seiten und Formulare“ legen Sie ein neues Formularelement an oder öffnen ein bestehendes Formularelement. Bei Formularelementen vom Typ „Teilnahme“, „Paket“, „Checkbox“, „Radiobox“, „Auswahlliste“ oder „Zahl“ werden Kontingent-Felder eingeblendet, sobald Sie auf „Mehr Einstellungen“ klicken. Dort können Sie die maximal verfügbare Anzahl eintragen.
Zusätzlich können Sie über „Weitere Einstellungen“ auch die Preise und Verfügbarkeiten für den Teilnehmer ein- bzw. ausblenden. Setzen Sie hierzu die entsprechenden Häkchen bei „Preis anzeigen“ und „Verfügbare Menge anzeigen“
Die aktuelle Verfügbarkeit können Sie sich im Reiter „Teilnehmer“ anzeigen lassen.
