MICE Tool, MICE Plattform, MICE Portal oder MICE Marktplatz. Sie haben viele Namen – Tagungshotelportale und Hotelvermittler. Im MICE Markt, dem Markt für Meetings, Incentives, Congresses und Events, sind sie nicht mehr wegzudenken. Seit sie auf der Bühne der Veranstaltungsbranche erschienen sind, beeinflussen sie die Meinungen von Veranstaltungsplanern, Einkäufern und der Hotellerie – und polarisieren!

Bereit für einen neuen Blickwinkel? Unsere Antworten auf 7 weit verbreitete Märchen.

Märchen 1 – Die angeblich kostenlose Vermittlungsleistung ist keine

„Die Hotellerie schlägt zu zahlende Provisionen einfach auf die angebotenen Preise auf und verteuert dadurch den Gesamtpreis.“ Wirklich? Provisionen sind Vertriebskosten. So wie auch – wenn man ehrlich ist – Vertriebskosten für den Direktvertrieb auf den eigenen Webseiten und durch eigene Vertriebsmitarbeiter entstehen und einkalkuliert werden sollten. Sonst ist es eine Milchmädchenrechnung. MICE Plattformen wie ALOOM sind attraktive, weil vertriebsstarke, Kanäle – mit kumuliert mehreren hunderten Millionen Euro Anfragevolumen.

Gefragt ist der zum Anfragezeitpunkt beste verfügbare Preis. Doch der Preis ist nicht alles.

Seriöse MICE Plattformen verkaufen sich über die Mehrwerte der Prozess- und Buchungserleichterung. Besonders interessant für Corporate Planer sind professionell aufgestellte Plattformen, die sowohl kommissionsfreie Firmen-Vertragsraten als auch den netto Veranstaltungseinkauf über ein transaktionsbasiertes Geschäftsmodell abbilden.

Märchen 2 – Online-Portale können meine Erfahrung als Veranstaltungsplaner nicht ersetzen

Viel besser, sie bündeln die Erfahrung tausender Veranstaltungsplaner in ihren Bewertungen, nennt sich Schwarmintelligenz. Vor allem haben sie technische Lösungen für immer wiederkehrende Aufgaben.

Anfrage- und Einkaufsprozesse harmonisieren. Anfragevorlagen bereithalten. Verträge standardisieren. Rechnungsprüfungen erledigen. Für eine einheitliche Abrechnung Sorge tragen. All das unter Berücksichtigung eigener Einkaufs-, Stornierungs- und Zahlungsvorgaben. Am Beispiel von ALOOM erinnert ein leistungsstarkes Buchungstool automatisch an auslaufende Stornierungsfristen und eliminiert durch klug eingesetzte Technologie nahezu alle Stornierungskosten. Ein detailliertes Reporting deckt weitere Spar- und Steuerungspotenziale auf. Fast vergessen:

Veranstaltungsplaner haben wieder mehr Zeit für das Wesentliche – die Veranstaltung mit nachhaltig wertvollem Inhalt füllen und Teilnehmer für die Veranstaltung begeistern.

Märchen 3 – Der persönliche Kontakt zwischen Kunde und Anbieter geht verloren

„Die Kommunikation zum Hotel bzw. zur Location und zurück zum Kunden funktioniert nur noch indirekt durch einen Dritten und man muss alles doppelt besprechen.“ Drehen wir die Zeit zurück, machen wir es wie früher. Telefonieren und mailen wir direkt und hoffen, dass beide Seiten alles gut auffindbar dokumentiert haben – besonders, wenn es sich um nachträgliche Zusätze zum Vertrag handelt oder Veranstaltungsabläufe angepasst werden müssen.

Eine Schnittstelle hat viele Vorteile. Strukturierte Anfragevorlagen in MICE Tools beantworten alle Fragen eines Anbieters, um ein individuelles Angebot abzugeben. Veranstaltungsplaner erhalten im Gegenzug transparente und vergleichbare Angebote. Smarte im System integrierte Helfer reduzieren den Frust auf beiden Seiten. Bei ALOOM beispielsweise sorgen automatische Erinnerungen für pünktlich versendete Teilnehmerlisten, ein integriertes Chat-Tool für einen kurzen und direkten Kommunikationsweg zwischen Kunden und Leistungsträgern und eine automatisierte Archivierung sichert Absprachen direkt am Vorgang.

Der persönliche Kontakt gewinnt an Qualität, weil er sich, frei von unproduktiven Absprache- und Dokumentationsaufgaben, auf das Wesentliche konzentriert.

Märchen 4 – Veranstaltungsanfragen in Portalen zu beantworten, nimmt zu viel Zeit in Anspruch

Buchungsanfragen via E-Mail in verschiedenen Formaten wie Word, PDF oder auch Excel erscheinen prozessstärker? Natürlich ist es Aufwand für die Anbieter, ein Angebot über ein Portal abzugeben und dann nochmal im eigenen Bankett- bzw. Reservierungssystem einzupflegen. Technologische Marktführer wie ALOOM setzen hier an und haben bereits Schnittstellen zu Hotelsystemen entwickelt.

Die Frage ist, was erwartet die Zielgruppe – die Veranstaltungsplaner? Wollen sie sich mit verschiedenen Angebotsmasken, mehrseitigen Angeboten und Verträgen auseinandersetzen? Nein, nicht ohne Grund versenden Veranstaltungsplaner inzwischen selbst erstellte Angebotsvorlagen – losgelöst von MICE Tools und unabhängig von deren technologischer Entwicklung. Geh mit der Zeit, oder DU gehst mit der Zeit.

Angebote digital zu verwerten, macht uns unabhängig von Papier, Excel, Ort und Zeit. Das beste Angebot lässt sich schnell filtern und die Buchungsentscheidung fällt zunehmend papierlos.

Wie funktioniert das doch gleich mit der Angebotsabgabe auf einem Portal aus Sicht der Anbieter? Anfrage erhalten, Preise eintragen, fertig. Ja, so einfach.

Märchen 5 – Die beste Tagungspauschale gibt es mit Direktbuchung in Hotels oder Locations

Verbraucher informieren sich gerne im stationären Handel, um von Beratungskompetenz vor Ort zu profitieren. Dann werden online die Preise verglichen und meistens erhält auch ein Online Händler den Zuschlag. Es ist paradox. Im MICE Bereich scheint dies anders.

Veranstaltungsplaner recherchieren nur zu gerne ihre Tagungshotels und Eventlocations in Online Datenbanken von MICE Plattformen wie ALOOM. Das hat aufgrund der Reichweiten und Zugriffe einen nicht zu unterschätzenden Marketingwert für die Anbieter. MICE Plattformen wissen das. Eine repräsentative Listung in den Online Datenbanken ist nicht selten kostenpflichtig. ALOOM zählt zu den Wenigen, bei denen Listungen ohne Gebühr sind und bietet eine der größten Datenbanken, sodass jeder Planer die passenden Räumlichkeiten für seine Veranstaltung findet.

Einige Veranstaltungsplaner nutzen also die gebündelten Informationen und Filterwerkzeuge von MICE Plattformen in Form von über die Jahre zusammengestellten und mit hohem Aufwand gepflegten Online-Verzeichnissen. Die recherchierten Dienstleister buchen sie old school, offline, direkt mit vermeintlich günstigeren Raten. Wenn das mal nicht schön gerechnet ist.

Recherchieren Veranstaltungsplaner konsequenterweise auch selbstständig ohne MICE Datenbanken, ist allein schon der Rechercheaufwand für Tagungshotels um Einiges größer. Die Kosten-Nutzen-Rechnung würde sich unter Berücksichtigung des darauf folgenden Angebots- und Buchungsprozesses sehr schnell zugunsten der MICE Anbieter ändern.

Ausnahmen gibt es immer, die Praxiserfahrung zeigt jedoch, dass Anbieter und MICE Plattformen Partner auf Augenhöhe sind. Mit dem Anspruch der Ratenparität erhalten MICE Plattformen dieselben Raten vom Anbieter und geben diese 1:1 an den Kunden weiter.

Märchen 6 – Die vermeintliche Digitalisierung besteht auch nur aus Online-Formularen

Wenn die einzige technische Neuerung ein Online-Formular ist, sind Sie möglicherweise beim falschen Anbieter gelandet. Professionelle MICE Tools bieten weitaus mehr. Eine Plattform, die das gesamte Buchungs- und Vertragshandling ohne Systembruch ganzheitlich abbildet. Das inkludiert Transparenz bei Angebotsübersichten und Funktionen wie Optionsverlängerung, Nachverhandlung und Vertragsschließung – alles online.

Die Technologie, um Verfügbarkeiten und Preise von Veranstaltungsräumen und Zimmern zu sehen und sofort zu buchen, ist seit Jahren (!) vorhanden – nennt sich Echtzeit-Buchung, Instant Booking, Sofort-Buchung, Direktbuchung … In regelmäßigen Abständen wird sie hochgelobt, allein – genutzt wird sie noch wenig.

Was sind Gründe für die mangelnde Akzeptanz? Im MICE Bereich erreichen die Buchungswerte leicht Endsummen im 4- bis 5-stelligen Bereich, die mitunter Genehmigungsprozesse auf Seiten der Corporate Planer erfordern. Hotels wollen verständlicherweise Tagungsräume und Zimmer in Relation zueinander auslasten. Daher fällt es nicht leicht die Kontrolle darüber in Teilen abzugeben.

Die Technologie ist da und mit der Zeit werden immer mehr kleinere standardisierbare Tagungen direkt ohne aufwendigen Anfrageprozess gebucht werden.

Märchen 7 – Online anfragen und buchen – Von wegen Zeit und Nerven sparen

Kompliziert sieht dann so aus: Einmal Anfrage anlegen. Anbieter auswählen und mit einem Klick die Anfrage an alle versenden. Angebote in transparenter und vergleichbarer Form erhalten. Leicht das beste Angebot finden und buchen. Automatische Erinnerungen erhalten – nie wieder kostenfreie Stornierungsfristen verpassen. Teilnehmerlisten immer rechtzeitig ans Hotel senden. Änderungen einfach im Tool anfragen und automatisch am Veranstaltungsvorgang speichern, ggf. sogar als Vertragszusatz. …

Das einzige, was Zeit kostet, ist die Beantwortung dieser Fragen: Nutzen wir Smartphones für mehr als telefonieren, Nachrichten schicken und Social Media? Recherchieren und bestellen wir Produkte oder Reisen online? Nutzen wir Vergleichsportale? Erledigen wir unsere Steuerklärung auf elektronischem Weg? … Warum?

Wir nutzen die Vorteile dieser digitalen Entwicklungen, sind unabhängig von Zeit und Ort. Es geht schnell und, wenn wir die „Das-ist-kompliziert-und-ich-kenne-mich-nicht-genug-aus“-Phase überwunden haben, müssen wir meistens zugeben, es ist einfach.


Hotelvermittler und derlei Online-Portale – Sinn oder Unsinn?

Um das wirkliche Sparpotenzial des einen oder anderen Buchungsweges zu vergleichen, reicht es nicht aus, einfach nur eine Tagungspauschale zu vergleichen. Will man die wirklichen Kosten ermitteln, kommt man nicht umher, den gesamten Buchungsprozess von A bis Z zu analysieren und einem Vergleich zuzuführen.

Wer immer tut, was er schon kann, bleibt immer das, was er schon ist.

Henry Ford

Statt nach Sinn und Unsinn von Hotelvermittlern und derlei Plattformen zu fragen, sollten Veranstaltungsplaner und Anbieter selbstkritisch das eigene Buchungsverhalten und Vertriebsverständnis hinterfragen.

Alles hat seinen Preis. Die Frage ist, ob es den Preis wert ist.

Natürlich, Buchungsportale müssen wie jedes andere Unternehmen wirtschaftlich arbeiten, um am Markt zu bestehen. Sie erhalten eine Kommission von Anbieterseite oder eine Vergütung von Kundenseite für ihre Vermittlungsdienstleistung und die Nutzung der Anfrage- und Buchungstechnologie.

Mal abgesehen davon, gehen sie finanziell in Vorleistung gegenüber Veranstaltungsplanern und Anbietern, um technologische Entwicklungen voran zu bringen. Das macht sie sowohl bei Corporate Planern mit ihren festen Strukturen so erfolgreich als auch bei jedem, der dankbar ist für Hilfen und Lösungen, die eine technologische Grundlage haben.

Uns, ALOOM, treibt die Leidenschaft an, Prozesse immer weiter zu optimieren. Damit wieder mehr Zeit für das Wesentliche einer Veranstaltung bleibt – Inhalte, persönliche Kommunikation und Menschen.


Zum Autor

Peter Friedhofen ist Gründer und Geschäftsführer von ALOOM, einer der führenden technologischen Anbieter für Veranstaltungs- und Teilnehmermanagement. Mit der MICE Plattform für den strategischen Einkauf von Seminar-, Tagungshotels und Locations und dem Teilnehmermanagement-System von ALOOM erhalten Veranstaltungsplaner alles aus einer Hand.

Zimmer und Veranstaltungsräume strategisch einkaufen und Anfragen und Buchungen zentral steuern. Rahmenverträge, freie Anfragen oder Instant Booking – ALOOM konsolidiert die verschiedenen Buchungsanfragen in einem Prozess. Seit über 10 Jahren nutzen und vertrauen DAX Konzerne, KMU, Verbände und Vereine ALOOM und buchen zuverlässig das beste Angebot.


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