Direktbuchung vs. RFP – der ALOOM Ansatz

Wie alles begann

Die lange Reise der urzeitlichen Entwicklung von Veranstaltungsbuchungen von analog nach digital ist stark komprimierbar – erst Telefon, später dicke Kataloge, noch später Faxanfragen, dann kamen erste Online Kataloge mit Mailfunktion bis hin zu heutigen Buchungsportalen mit mehr oder weniger umfassenden Funktionen. That´s about it. Aber wie geht es jetzt weiter? Fakt ist: Veranstaltungsplaner werden immer jünger und/oder internetaffiner wodurch der Anteil online gebuchter Veranstaltungen stetig steigt. Unabhängig davon, ob klassisches RFP (Request for Proposal), Direktbuchung, oder online Katalog mit Formular-to-E-Mail Funktion. Nicht umsonst dürften die früher so kapitalen Hotelkataloge immer auflagenschwächer und dünner werden. Es besteht also Konsens, dass Buchungswege sich weiter digitalisieren. Der Schritt zur Direktbuchung war somit nur logisch.

Ab jetzt also nur noch Direktbuchung?

Nicht ganz. Die Direktbuchung ist sicherlich eine logische Konsequenz, aber bei Weitem nicht die Lösung für Alles! Da komplexe Veranstaltungen aufgrund ihres erhöhten Abstimmungsbedarfs nicht einfach so zusammenkonfiguriert werden können, fällt diese Veranstaltungsgattung schon einmal aus dem Zielfeld der Direktbuchung heraus. Weiterhin sind bisher nur wenige Planer bereit, sich mit dem momentan noch dürftigen Angebot direkt buchbarer Hotels zufrieden zu geben. Ihnen fehlen Angebote Ihrer Stammhäuser – also doch wieder klassische Anfrage. In der momentanen Diskussion wird zudem noch zu oft von entweder-oder gesprochen. Das UND ist die Lösung! Warum muss es nur den einen Weg geben? Es gibt verschiedene Bedarfe – teilweise passt da das Konzept der Direktbuchung einfach besser. Und dann wiederum ist der klassische Weg einer Anfrage (RFP) das Maß aller Dinge.

Die Lösung: kombinierte Buchungswege in einer Prozessmatrix!

Die Lösung scheint hier die Wahlmöglichkeit zwischen Direktbuchung und Anfrage zu sein. Aber auch diese Betrachtung ist nicht ganz vollständig, gibt es doch auch noch Großkonzerne mit Ihren internen Prozessen und entsprechenden Vorgaben; da klingt Wahlmöglichkeit – weil nicht steuerbar – nur bedingt attraktiv. Das Zielszenario muss sowohl die klassische Anfrage, die Direktbuchung und auch Rahmenverträge mit Ihren Bedingungen berücksichtigen. Dieser Weg würde allen Beteiligten gerecht werden.

Veranstaltungsplaner könnten neben Ihren Rahmenvertragspartnern auch direkt buchbare Angebote berücksichtigen. Bei Bedarf könnten Sie in ein und demselben Vorgang auch noch eine klassische Anfrage in Ihrem persönlichen Lieblingshaus platzieren. Alle Angebot würden in einer einzigen Prozessmatrix verarbeitet. Dadurch wäre sichergestellt, daß möglich Einkaufsrichtlinien eingehalten würden. Würde ein Planer beispielsweise ein direkt buchbares Angebot buchen wollen, welches aber über seiner Budgetgrenze liegt, würde der hinterlegte Freigabeprozess trotzdem greifen.

Ein klarer Vorteil für Travelmanager und strategische Einkäufer: Sie würden Ihren Planern die so wichtige gestalterische Freiheit lassen, ohne Sorge haben zu müssen, daß Ihre Rahmenbedingungen umgangen werden. Schlussendlich wären auch alle relevanten Zahlen, unabhängig ob Direktbuchung, RFP oder Rahmenvertragsraten im internen Reporting verfügbar und auswertbar.

Die Umsetzung

ALOOM bietet diese Möglichkeit bereits seit Dezember 2017. Mit dem Relaunch unserer Technologie haben wir die Grundlage einer einzigen Prozessmatrix über alle drei Buchungswege hinweg geschaffen. Damit ist ALOOM der erste Anbieter, welcher die echte und vollintegrierte Kombination aller drei Wege in nur einem einzigen Tool vereint hat. ALOOM verschafft damit allen Buchern eine enorme Flexibiliät, weil Sie grundsätzlich alle auf der ALOOM MICE Plattform angezeigten Angebote buchen können, ohne möglicherweise hinterlegte Rahmenbedingungen zu verletzen. Das schafft Sicherheit und Vertrauen. Von möglichen Einsparungen ganz zu schweigen. Weitere Informationen dazu findet man auf www.aloom.de