FAQ Teilnehmermanagement

Einstellungen

· Kann die Anmeldemaske in eine andere Webseite eingebunden werden?
· Kann man das Teilnehmermanagementsystem unter einer anderen Domain oder Subdomain betreiben?
· Wie kann ich E-Mails mit unserer eigenen E-Mail-Adresse als Absender verschicken?
· Kann ich eine bestehende Veranstaltung als Vorlage verwenden?

Seiten und Formulare

· Wie schließe ich eine Anmeldeseite nach Ablauf der Anmeldefrist?
· Welche Funktion hat die Checkbox "in Navigation anzeigen"?
· Kann ich Kontingente anlegen (z.B. max. Teilnehmerzahl)?

Teilnehmer

· Wie importiere ich eine Teilnehmerliste / Einladungsliste?

E-Mail

· Wie verlinkt man ein Text auf den persönlichen Einladungslink?
· Wie füge ich ein Bild in eine E-Mail ein?
· Wie groß muss ein E-Mail-Bild sein, damit es auf der vollen Breite angezeigt wird (Header-Bild)?
· Wie verschicke ich eine Reminder E-Mail an alle Teilnehmer von denen noch keine Rückmeldung vorliegt?
· Kann ich E-Mails mit Anhängen verschicken?

Sonstiges

· Welche CRM Schnittstellen bieten Sie an (z.B. Salesforce)?


Einstellungen

Kann die Anmeldemaske in eine andere Webseite eingebunden werden?

Ja, Sie können die Anmeldemaske in eine bestehende Webseite einbinden. Öffnen Sie die Veranstaltung im Teilnehmermanagementsystem. Im Reiter "Einstellungen" finden Sie den Abschnitt "Anmeldeseite als IFrame/Whitelabel-Code für Ihr CMS". Kopieren Sie das Code-Snippet und fügen Sie es im CMS Ihrer Webseite ein.


Kann man das Teilnehmermanagementsystem unter einer anderen Domain oder Subdomain betreiben?

Ja, Sie können das Teilnehmermanagementsystem unter einer anderen Domain betreiben. Entweder betreiben Sie das ganze System als Whitelabel-Lösung unter einer anderen Domain oder nur eine Anmeldeseite unter einer speziellen Veranstaltungsdomain. Setzen Sie dazu den A-Record Ihrer Domain auf unsere IP-Adresse 91.250.103.191. Sprechen Sie uns danach an. Gegen eine Aufwandspauschale von 60,00 € zzgl. MwSt. richten wir ein entsprechendes SSL Zertifikat für Sie ein. Gerne unterstützen wir Sie, falls notwendig, bei der Registrierung einer neuen Domain.


Wie kann ich E-Mails mit unserer eigenen E-Mail-Adresse als Absender verschicken?

Wenn Sie E-Mails mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse verschicken möchten, laufen Sie schnell Gefahr, dass diese E-Mails fälschlicherweise als SPAM markiert werden. Bitte holen Sie sich gegebenenfalls Hilfe von Ihrer IT und prüfen auf http://www.spf-record.de/spf-lookup, ob für die Domain Ihrer E-Mail-Adresse ein SPF Record (Sender Policy Framework) hinterlegt ist. Ist kein SPF Record hinterlegt, können wir Ihre E-Mail-Adresse als Absender E-Mail-Adresse einrichten. Falls eine SPF Record hinterlegt ist, lassen Sie bitte den SPF Record von Ihrer IT um die IP Adresse 91.250.103.191 ergänzen. Im Anschluß richten wir Ihre E-Mail-Adresse gerne als E-Mail-Absender ein.


Kann ich eine bestehende Veranstaltung als Vorlage verwenden?

Ja. Öffnen Sie die bestehende Veranstaltung, welche Sie als Vorlage verwenden möchten. Im Reiter "Einstellungen" finden sie die Schaltfläche "Als Vorlage speichern". Nach dem Speichern der Vorlage können Sie eine neue Veranstaltung anlegen. Die soeben angelegte Vorlage wird Ihnen als Option angeboten.


Seiten und Formulare

Wie schließe ich eine Anmeldeseite nach Ablauf der Anmeldefrist?

Für Ihre Veranstaltung gibt es eine Anmeldefrist. Danach möchten Sie keine Anmeldungen mehr annehmen. Am einfachsten können Sie dies realisieren, wenn Sie nach Ablauf der Anmeldefrist die Weiter- oder Anmeldeschaltfläche aus Ihrem Formular entfernen oder ausblenden. Es bietet sich an, oben auf ihrer Anmeldeseite einen zusätzlichen Informationstext aufzunehmen, dass keine Anmeldungen mehr entgegen genommen werden. Beides können Sie automatisieren, indem Sie die Schaltfläche nach Ablauf der Anmeldefrist mittels einer Zeitpunkt-Bedingung ausblenden und den Informationstext einblenden. Im Backend können Sie weiterhin neue Teilnehmer anlegen und bestehende Datensätze bearbeiten.


Welche Funktion hat die Checkbox "in Navigation anzeigen"?

Im Reiter "Seiten und Formulare" können Sie für jede angelegte Seite "in Navigation anzeigen" auswählen. Alle Ihre Formularseiten werden automatisch in eine prozessbegleitende Navigation aufgenommen. Die einzelnen Seiten sind nur anklickbar, sofern der Teilnehmer bereits auf der Seite war. Wenn Sie darüberhinaus Informationsseiten anlegen möchten, z.B. Impressum, Kontakt oder Wegbeschreibung, ist es notwendig, dass der Teilnehmer diese Seiten unabhängig vom Anmeldeprozess öffnen kann. In diesem Fall wählen Sie die Checkbox "in Navigation anzeigen". Dadurch wird ganz oben auf der Seite eine zusätzliche Navigation angezeigt. Für die erste Seite im Anmeldeprozess ist diese Checkbox standardmäßig ausgewählt, damit die Teilnehmer stets zurück an den Anfang des Anmeldeprozesses springen können. In einem mehrseitigen Anmeldeprozess sollte für die weiteren Anmeldeseiten (z.B. Schritt 2 oder Bestätigung) diese Checkbox auf keinen Fall ausgewählt werden.


Kann ich Kontingente anlegen (z.B. max. Teilnehmerzahl)?

Ja. Im Reiter "Seiten und Formulare" legen Sie ein neues Formularelement an oder öffnen ein bestehendes Formularelement. Bei Formularelementen vom Typ "Teilnahme", "Paket", "Checkbox", "Radiobox", "Auswahlliste" oder "Zahl" werden Kontingent-Felder eingeblendet, sobald Sie auf "Weitere Einstellungen einblenden" klicken. Dort können Sie die maximal verfügbare Anzahl eintragen.


Teilnehmer

Wie importiere ich eine Teilnehmerliste / Einladungsliste?

Klicken Sie auf den Reiter "Teilnehmer", im Anschluss auf die Schaltfläche "Teilnehmer importieren". Hier laden Sie eine Excel-Datei mit den Teilnehmern hoch. Wichtig: Die ersten Zeile der Excel-Datei muss exakt die Spalten-Namen / bzw. Fragen / Beschriftung enthalten, welche Sie importieren möchten. Falls Sie sich unsicher sind, können Sie zunächst eine Teilnehmerliste exportieren und die erste Zeile als Vorlage verwenden. Spalten, die Sie nicht importieren möchten, können Sie beim Import auslassen. Spalten im Import die keiner Frage zugeordnet werden können, werden als nicht öffentliche Frage neu angelegt.


E-Mail

Wie verlinkt man ein Text auf den persönlichen Einladungslink?

Markieren Sie den Text welcher verlinkt werden soll. Klicken Sie auf das Anker-Symbol im Editor. Im Feld Url geben Sie nun die URL der Veranstaltungsseite ein, gefolgt von ?c=%code%, z.B. https://tms.aloom.de/IHRVERANSTALTUNGSNAME?c=%code%. Die E-Mail-Variable %code% wird dann durch den persönlichen Einladungscode des Teilnehmers ersetzt.

Wie füge ich ein Bild in eine E-Mail ein?

Bitte gehen Sie zunächst auf den Reiter "Seiten und Formulare". Klicken Sie auf "Neue Frage / Formularelement hinzufügen" und wählen Sie den Fragetyp "Dokument" aus. Laden Sie das gewünschte Bild hoch. Entfernen Sie den Haken bei "Feld ist öffentlich sichtbar". Speichern Sie Ihren Upload nun mit den Schaltflächen "Fortfahren" und "Speichern". Anschließend wechseln Sie in den Reiter "E-Mails". Im E-Mail-Editor finden Sie in der zweiten Icon-Leiste ein Icon mit einem Bergpanorama. Klicken Sie auf dieses Icon und wählen Sie aus der "Image list" das soeben hochgeladene Bild aus.


Wie groß muss ein E-Mail-Bild sein, damit es auf der vollen Breite angezeigt wird (Header-Bild)?

Damit ein Bild genauso breit wie die E-Mail ist, muss es exakt 600 Pixel breit sein. Wir empfehlen Ihnen für eine bestmögliche Darstellung keine breiteren Bilder zu verwenden. Sie können mittels dem "Bergpanorama"-Icon im Email-Editor die "Dimensions" anpassen.


Wie verschicke ich eine Reminder E-Mail an alle Teilnehmer von denen noch keine Rückmeldung vorliegt?

Voraussetzung ist, dass Sie im Vorfeld eine Teilnehmerliste / Einladungsliste importiert haben. Diese Teilnehmer haben Sie im Vorfeld mit einem personalisiertem Einladungslink eingeladen. Sie können in der Teilnehmerliste sehen, welche Teilnehmer sich bereits angemeldet haben bzw. gegebenenfalls abgesagt haben. Klicken Sie nun auf den Reiter "E-Mails" und legen Sie eine neue E-Mail an. Wählen Sie als Typ der E-Mail "Vorlage für Massen-Mailing (Einladung, Reminder)". Schreiben Sie nun Ihre E-Mail und denken Sie daran die E-Mail Variable %Einladungslink% für den personalisierten Einladungslink einzubauen. Speichern Sie Ihre E-Mail und wechseln Sie zurück zum Reiter "Teilnehmer". Filtern Sie in der Teilnehmerliste alle Teilnehmer von denen noch keine Rückmeldung vorliegt, z.B. in dem Sie im Spaltenkopf der Teilnahme-Frage in der Auswahlliste nach "leer" filtern. Wählen sie nun unter der Teilnehmerliste die Reminder-E-Mail aus und versenden Sie diese an die zuvor gefilterten Teilnehmer ohne Rückmeldung.


Kann ich E-Mails mit Anhängen verschicken?

Leider ist dies nicht möglich. Alternativ empfehlen wir Ihnen die Datei als Dokument im Reiter "Seiten und Formulare" hochzuladen. Sie können das Häkchen in der Checkbox "Feld ist öffentlich sichtbar" entfernen, dann wird die Datei nicht in Ihren Anmeldeseiten angezeigt. Wechseln Sie nun in den Reiter "E-Mail" und öffen Sie die E-Mail. Sie können nun die E-Mail-Variable für das eben hochgeladene Dokument in Ihren Text einbinden. Die E-Mail Variable wird dann beim Versand durch ein Link auf die Datei ersetzt.


Sonstiges

Welche CRM Schnittstellen bieten Sie an (z.B. Salesforce)?

Zur Zeit gibt es eine Schnittstelle zu Salesforce, über die Sie Ihre Veranstaltung mit einer Salesforce-Kampagne synchronisieren können. Schnittstellen zu anderen CRM Systemen, etwa Microsoft Dynamics, können bei entsprechender Nachfrage in Zukunft realisiert werden.